Administration PPE : une mission à confier à un professionnel ?

La Propriété Par Etages est une forme particulière de copropriété puisque chaque propriétaire dispose d’un droit exclusif d’utiliser et d’aménager certaines parties du bâtiment mais aussi de louer ou vendre son logement.

Elle doit obligatoirement disposer d’une assemblée mais aussi d’un administrateur. Aussi, aujourd’hui, nous vous proposons de nous intéresser au rôle de ce dernier et aux critères à prendre en compte pour le sélectionner

L’administration d’un PPE, une tâche complexe

Contrairement à ce que beaucoup pensent, la personne ou l’organisme en charge de l’administration d’une PPE n’est pas celle ou celui qui prend les principales décisions.

En effet, dans une Propriété Par Etages, l’organe suprême est l’assemblée des copropriétaires puisque c’est elle qui révise et approuve les comptes, prend les décisions relatives aux travaux à conduire et élit puis contrôle l’administrateur.

Ce dernier, faute d’être un organe décideur, est bel et bien l’organe exécutif d’une PPE. Il joue donc un rôle très important au sein de ce type de copropriété et différentes missions lui incombent :

-         L’exécution des différentes décisions prises par l’assemblée de la PPE

-         La réalisation de l’ensemble des travaux revêtant un caractère nécessaire ou urgent

-         L’établissement du budget pour l’année à venir

-         La répartition des charges communes entre les copropriétaires et l’établissement des diverses factures

-         Le contrôle du respect des droits spéciaux et de l’utilisation des parties et installations communes

-         La résolution des litiges apparaissant entre propriétaires

-         La gestion des moyens financiers à disposition de la PPE

Autrement dit, la personne en charge de l’administration d’une PPE est celle qui s’occupe de l’entretien mais aussi de la gestion administrative et financière de la copropriété. Voilà donc pourquoi l’administrateur d’une Propriété Par Etages est un élément clé.

Comment bien choisir l’administrateur d’une PPE ?

Afin qu’une PPE fonctionne du mieux possible, il est essentiel de choisir le bon administrateur. Toutefois, des habitudes de nomination existent en fonction de la taille de la PPE.

Le plus souvent, dans les petites copropriétés, l’assemblée nomme comme administrateur l’un des propriétaires, généralement un volontaire disposant d’un peu de temps libre pour véritablement occuper le rôle qui lui est confié. D’autres petites PPE optent également pour la « solution interne » et font tourner le rôle entre les différents propriétaires.

Le gros avantage de ce choix est bien évidemment d’économiser la rétribution de l’administrateur de la PPE mais il a aussi des inconvénients puisqu’un propriétaire n’a pas nécessairement les compétences nécessaires pour occuper ce rôle et peut ne pas être totalement neutre en cas de litige à régler.

C’est pourquoi dans les grandes PPE – où les litiges sont généralement plus fréquents – c’est souvent une gérance qui est chargée de l’administration. Celle-ci est ainsi davantage en capacité de se montrer neutre et est externe à la communauté.

Pour bien choisir l’administrateur, l’assemblée doit se focaliser sur plusieurs critères. L’expérience et les références des candidats à la gérance est ainsi à analyser et il ne faut pas hésiter à solliciter les assemblées d’autres PPE afin d’avoir leur retour d’expérience quant à leur collaboration avec des professionnels de la gérance.

Ensuite, il faut accorder de l’importance à quelques qualités « humaines ». En effet, s’il doit être compétent et avoir de nombreuses connaissances tant en matière administrative que financière, l’administrateur devra aussi savoir se montrer à l’écoute, faire preuve d’autorité et être rassembleur à l’image d’un chef de projet…

De plus, parce qu’il devra parvenir à gagner la confiance des propriétaires, la personne en charge de l’administration d’une PPE devra se montrer totalement transparent dans la manière de gérer les dossiers qui lui sont confiés. Sa capacité à bien informer et communiquer est donc primordial.

Véritable organe exécutif dans une Propriété Par Etages, l’administrateur a un rôle essentiel et son choix n’est donc pas à prendre à la légère.

En effet, en confiant l’administration à un professionnel compétent et capable de réellement répondre aux attentes des propriétaires, vous serez certain que la copropriété dans laquelle vous avez investi fera l’objet d’une bonne gestion.

Source : habitatdurable.ch